איך לייבא קובץ אנשי קשר בעברית ל-Mailchimp?

למה צריך וממה להיזהר

האופטימלי

לרוב אנשים נרשמים בעצמם לרשימת התפוצה במערכת Mailchimp וזהו המצב האופטימלי מבחינה חוקית (כדי לעמוד בדרישות תיקון 40 לחוק התקשורת משנת 2008, המכונה "חוק הספאם") ומבחינה טכנית, כיוון שכתובת הדוא"ל שלהם מאומתת וכך אנו יודעים שהיא אמיתית, נכונה ועדכנית.

מתי כן צריך לייבא רשימה למערכת

עם זאת, לעתים יש צורך להעביר רשימה מוכנה למערכת, למשל במקרים הבאים:

1. מעבר ממערכת דיוור אחרת.
2. לשם שליחת דואר תפעולי בצובר לקבוצה של לקוחות מסוימים בחנות אי-קומרס שלא נרשמו לניוזלטר, למטרות כמו תזכורת על תחילת קורס מקוון, או על קיום אירוע אחר לו הם נרשמו או אותו הם רכשו, אם האתר לא כולל פונקציה מתאימה.
3. לשם שליחת דואר תפעולי בצובר בנוגע להתקדמות פרויקט כלשהו, שבוצע באתר חיצוני, למשל באתר גיוס המונים.

ממה להיזהר

אם הנמענים לא נרשמו באופן עצמאי-אקטיבי לניוזלטר, אין לשלוח להם כל תוכן פרסומי, אלא דוא"ל תפעולי בלבד ורק בקשר למוצר או אירוע או שירות אותו הם רכשו או שאליו הם נרשמו וזאת כדי לא להפר את חוק הספאם. חשוב להדגיש שאין לכלול תוכן פרסומי גם במסגרת הדוא"ל התפעולי שנשלח אליהם, ולא משנה אם מפרסמים דבר חינמי או בתשלום.

מיפוי

עליכם להכין את רשימת הנמענים שלכם בתוכנת גיליון אלקטרוני ולוודא שהיא כוללת עמודות המקבילות לשדות הדרושים במערכת מיילצ'ימפ.

רשימת שדות של מיילצ'ימפ הרלוונטיים לשימוש נפוץ בארץ הם:

Email – שדה חובה

שדות טקסט – מגבלת אורך: עד 255 תווים בכתב לטיני (ASCII), בעברית בפורמט Unicode, בערך חצי.

• שם פרטי
• שם משפחה
• שם חברה
• תואר בעבודה
• ועוד…

כתובת – נדרש שדה אחד מאוחד: אם הכתובת מצוינת בכמה שדות (למשל רחוב, מספר, עיר, מיקוד, ארץ) יש לשלב אותם לשדה אחד מאוחד. אפשר לבצע זאת בעת היבוא ואין צורך לטפל בהן באקסל. מגבלת אורך לשדה כתובת: 45 תווים. אם באקסל יש שדה כתובת מאוחד, רצוי להפריד את החלקים השונים בשני רווחים ולא בפסיק. ארצות ומדינות יש לציין בקיצור של 2 אותיות. לגבי בריטניה יש לציין GB (ולא UK).

טלפון

תאריך – כל תאריך שאינו יום-הולדת. פורמט מומלץ YYYY-MM-DD.

יום הולדת – כדי לשלוח ניוזלטר ברכה ליומולדת. אפשר לציין בפורמט YYYY-MM-DD או רק MM/DD.

תמונה – כדי לשתול בניוזלטר תמונה אישית של הנמען. יש לציין קישור מלא לתמונה על שרת אינטרנט כלשהו.

אתר אינטרנט – יש לציין קישור מלא.

תגיות – יש לציין תגיות מופרדות בפסיקים (ללא רווח אחרי הפסיק). אם התגית לא קיימת כבר במערכת, המערכת תיצור אותה. יש להקפיד לציין תגיות בכתיב אחיד וכפי שהן כתובות כבר במערכת, אם הן קיימות בה, כדי לא ליצור תגיות כפולות.

קבוצות – אם יש קבוצות שונות של מקבלי ניוזלטר, לסוגים שונים של ניוזלטר שאתם שולחים. בקובץ האקסל, שם העמודה צריך להיות שם קטגוריית הקבוצות, למשל העדפות מייל; הקבוצות יכולות להיות, למשל: אירועים, חדשות או מבצעים. בכל תא בעמודה יש לציין את הקבוצות שלהן נרשם המנוי כשהן מופרדות בפסיקים .

למידע נוסף ראו כאן

קובץ ייבוא לדוגמה

להלן תוכלו להוריד דוגמה לקובץ ייבוא נתונים, הכולל את השדות: דוא"ל, שם פרטי, שם משפחה, כתובת, יום הולדת, קבוצה מותאמת אישית ותגיות.

הורדת קובץ לדוגמה (של מיילצ'ימפ)

הכנת הקובץ שלכם

בהתאם למערכת ממנה שלפתם את רשימת הנמענים, ייתכן שגיליון הנתונים שלכם לא יהיה תואם לשדות של מערכת מיילצ'ימפ:

1. הוא עשוי להכיל שדות מיותרים. מומלץ למחוק עמודות אלו.
2. ייתכן שיהיו בו שדות מאוחדים, למשל שדה אחד לשם, במקום 'שם פרטי' ו'שם משפחה' בשני שדות נפרדים.
3. שדות נפרדים שתצטרכו לאחד, למשל שדות כתובת כמו רחוב, מספר, עיר, מיקוד וארץ שיש לאחד לשדה כתובת אחד. עם זאת, אפשר לבצע איחוד של שדות כתובת בעת הייבוא.
4. יהיו בו שדות חסרים שתצטרכו להוסיף. למשל תגיות או קבוצות.

טיפול בשדה שם מאוחד

במקרה של שדות שם, ברוב המקרים אין זה פרקטי להעתיק ידנית את השם לשתי עמודות נפרדות ולכן כדאי להחליט למשל שהשדה 'שם' ימופה לאחד משדות השם במערכת מיילצ'ימפ. לרוב בוחרים בשדה 'שם פרטי' כי זה השדה שיופיע בכותרת המייל בשורה: שלום XXX. וכך תוכלו בראש שקט לשלוח דוא"ל קבוצתי גם לאנשים מהרשימה שייבאתם בצובר וגם לאנשים שנרשמו למערכת בעצמם ושמם מפוצל לשני השדות.

הוספת תגיות

מומלץ מאוד להוסיף שדות תגיות, שיאפשרו ליצור קבוצת נמענים מדויקת לפי מטרת המשלוח בשלב מאוחר יותר. לכל נמען אפשר לשייך כמה תגיות מופרדות בפסיקים.

ייתכן שבקובץ שלכם יהיו שדות מוכנים שיוכלו לשמש כתגיות. למשל אם השתמשתם בפלט מאתר גיוס המונים, תהיה עמודה שבה תפורט התשורה שכל נמען בחר. אנו ממליצים לכלול גם את שם הפרויקט בעמודה זו כך שלא ייווצר בלבול עם רשימות מיובאות של פרויקטים אחרים.

חשוב: יש להוסיף את שם הפרויקט באמצעות חפש החלף ולא באמצעות הגדרת תצוגת מספר מותאמת אישית ב'עיצוב תאים' (למי שחשב שיהיו לו חיים קלים 🙂 ), כי טקסט שהוגדר כך אינו מהווה חלק מנתוני התא עצמו וכל מערכת חיצונית, כמו מיילצ'ימפ, תתעלם ממנו ולא תייבא אותו.

חשוב 2: יש לשמור על מגבלת אורך של כ-110 תווים, שכן אחרת גם כן תהיה בעיה בייבוא התגיות.

שיראו עברית

לאחר שסיימתם למפות את השדות הקיימים אצלכם לשדות של Mailchimp יש לייצר קובץ שמערכת Mailchimp יכולה לקלוט, כלומר txt או csv, כשהוא מקודד בקידוד UTF8. ללא הקידוד הזה, כל הטקסטים בעברית יראו כסימני שאלה.

אם אתם מכינים את הקובץ לייבוא:

ב-Excel 2013

1. יש לשמור את הקובץ בפורמט Unicode Text (*.txt)!!
   (חשוב: אין לשמור קובץ עם עברית בפורמטים הבאים, כי הנתונים בעברית יישמרו כסימני שאלה. אפשר לבחור בפורמטים אלו, אם הנתונים כולם בכתב לטיני ללא תוספות מיוחדות, כמו למשל באנגלית. אבל לא בגרמנית לדוגמה.)
   1. Text (tab delimited) (*.txt)
   1. CSV (comma delimited) (*.csv)

2. הקובץ המתקבל נשמר ביוניקוד, אך לא בפורמט יוניקוד הדרוש למערכת Mailchimp (הוא נשמר בפורמט UTF-16 LE ולא ב-UTF-8). לכן יש להמיר את הקובץ שקיבלנו לפורמט הנכון. לשם כך:
3. יש לפתוח את הקובץ שהתקבל בתוכנת Notepad, או דומה, לוודא שאנו אכן רואים את החומר בעברית ולא כסימני שאלה, ולשמור את הקובץ בפורמט הנכון UTF-8, באמצעות הפקודה שמירה בשם.

בגוגל שיטס – Google Sheets

אפשר להעלות את קובץ האקסל בפורמט XLSX לגוגל sheets ולשמור בשם בתור קובץ CSV. המערכת שומרת את הפרטים בעברית. מערכת מיילצ'ימפ גם תזהה אחר-כך את המיפוי באופן אוטומטי (ראו בסעיף הבא).

איך מעלים למיילצ'ימפ

1. במערכת מיילצ'ימפ תחת Audience יש לבחור ב-All Contacts.
2. יש לבחור למעלה ב-Add Contacts ולאחר מכן לבחור בפריט התפריט Import Contacts.
3. במסך הבא יש לבחור באופציה בריבוע האמצעי, Upload a file, להעלאת קובץ CSV או קובץ TXT.
4. הערה: במסך זה ובכל מסכי השלבים הבאים, אפשר ללחוץ על Exit בצד ימין למעלה כדי לנטוש את התהליך.
5. במסך הבא, יש ללחוץ על Browse ולבחור בקובץ שהכנתם, קובץ עם סיומת CSV או עם סיומת TXT.
6. במסך הבא, Organize your contacts, יש לבחור בסטטוס שיוקצה לנמענים. חשוב!!! יש להקפיד לבחור בסטטוס Subscribed. אם תבחרו באחד הסטטוסים האחרים לא תוכלו לשלוח דוא"ל לנמענים. אם בכל זאת טעיתם ותרצו לתקן עיינו בסעיף השני בחלק הבא.
7. באותו מסך, אם ייתכן שחלק מאנשי הרשימה כבר נמצאים במערכת בסטטוס אחר, למשל הם נרשמו בעצמם לניוזלטר, תוכלו לבחור אם לסמן את תיבת הסימון Update any existing contacts כדי לעדכן אנשי קשר קיימים. כך תוכלו להוסיף להם תגיות חדשות, אבל ייתכן שהדבר יגרום לבלגן עם שדות אחרים, למשל ייתכן שהשם שלהם שיופיע כולו בשדה שם פרטי וזאת בנוסף לשם המשפחה שיופיע פעם נוספת בשדה שם משפחה.
8. במסך הבא, Tag your contacts, תוכלו להקצות תגיות אחידות לכל אנשי הרשימה. אם לא נדרשות כמה תגיות שונות ברשימה, שלב זה יכול להחליף תגיות בקובץ האקסל. אפשר להשאיר שדה זה ריק כדי לא לבחור תגיות לכל הרשימה. אפשר להגדיר תגיות גם כאן וגם בעמודת אקסל.
9. במסך הבא יש למפות את שדות האקסל לשדות של מערכת מיילצ'ימפ. כאמור, קבצים שמיוצאים מגוגל שיטס ממופים לרוב באופן אוטומטי לשדות המערכת. במקרים אחרים, אם כתוב בראש העמודה Not Recognized יש לבחור את השדה המתאים של מיילצ'ימפ מהרשימה המופיעה כאשר לוחצים על עיפרון העריכה של כל עמודה. עמודות ריקות לא יקלטו. המערכת מציגה הודעה מתחת לטבלת המיפוי בנוגע מספר העמודות שימופו.
10. בסיום המיפוי, יש ללחוץ על Finalize Import כדי לבצע את הייבוא.

אם שגיתי ואני רוצה להעלות את הרשימה שוב

• אם ביצעתם שינויים בקובץ האקסל ותרצו לעדכן את נתוני הנמענים תוכלו להעלות שוב את הקובץ. במסך Organize your contacts סמנו את תיבת הסימון Update any existing contacts כדי שהנתונים של אנשי הקשר יעודכנו.
• אם בחרתם בטעות בסטטוס שאינו subscribed בסעיף 6 לעיל.
  • אין לבצע מחיקה (Delete) של אנשי הקשר בשום מקרה, כיוון שאז המערכת לא תקלוט אותם יותר אלא אם כן הם ירשמו בעצמם לניוזלטר. בכל מקרה המערכת מקשה על פעולת המחיקה ולא קל למצוא היכן אפשר לעשות זאת.
  • במקום זאת יש לבצע לנמענים אלו archive. ברשימת אנשי הקשר יש לסמן נמענים נבחרים, או לפלטר אותם לפי תגיות ולסמן את כולם, ואז לבחור ב-Archive מהתפריט הנפתח Actions.
  • לאחר מכן תוכלו להעלות שוב את הקובץ כרגיל, אך הפעם הקפידו לבחור את הסטטוס הנכון: subscribed. זהו סטטוס ברירת המחדל ואין לשנותו.